Assistant de direction (f/h)

Administrative

C/B-AD-DPOF

Assurer les missions d’assistant.e de la Direction, de référent Communication et RGPD et d’ Ambassadeur « ensemble CVL» de la direction.

Missions

Assistant de Direction : Être un appui organisationnel et administratif :

  • Mettre en place l’organisation administrative de la direction
  • Elaborer et organiser un mode de classement adapté aux besoins de la Direction
  • Piloter la définition et l’évolution de l’arborescence Teams de la Direction en transversalité avec les autres directions de la DGEECVC
  • Gérer l’agenda du directeur-directrice adjointe et assurer la coordination des agendas des agents de la Direction
  • Planifier et assurer la logistique des réunions internes à la DPOF : Codir, chargés de mission et réunions de direction avec l’ensemble des agents.
  • Planifier les points avec les chef.fe.s de service et chargé.e.s de mission
  • Assurer la coordination des assistantes de la direction
  • Suivre, enregistrer et classer les notes
  • Être le référent congés de la Direction
  • Gérer les rapports Commission Permanente Régionale (CPR) pour la Direction : gestion des tableaux de programmation des CPR ; rédaction des fiches – visas ; suivi des rapports (recensement des rapports, visas, etc.)
  • Rédiger, mettre en forme, des courriers et notes
  • Assurer le suivi des courriers cat.1
  • Encadrer les renforts, stagiaires et saisonniers
  • Donner un 1er niveau d’information aux interlocuteurs sur les politiques gérées par la direction
  • Participer à des réunions ou des groupes de travail transversaux

Ambassadeur « ensemble CVL » auprès des agents de la direction :

  • Accompagner les agents de la direction dans l’appropriation des outils numériques et des usages
  • Identifier et définir les processus à revisiter pour les homogénéiser

Référent Communication :

  • Être force de proposition dans des actions à mener dans les domaines de l’apprentissage et du sanitaire et social, pour assurer la visibilité des politiques de la Direction sur les supports de communication de la Région (oasis, Yeps, orientation.cvl, réseuax sociaux,…) en assurant la transversalité nécessaire et en coordonnant les contributions internes et externes
  • Participer à la valorisation des projets
  • Participer au groupe jeunesse inter-directions piloté par la Direction Education Jeunesse et Sports

Référent RGPD de la direction :

  • Assurer, en lien avec la direction juridique, la mise en conformité RGPD des fichiers numériques
  • Sensibiliser et accompagner les agents dans le processus de mise en conformité
  • Superviser les bases de données de la DPOF
  • Assurer une veille sur le processus RGPD
Compétences
  • Connaître les services, l’organisation et les instances de décision de la Région
  • Maîtriser le champ d’intervention de la Direction des Politiques d’Orientation et de Formation
  • Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées
  • Prendre des responsabilités et initiatives dans le cadre de son domaine de compétence
  • Posséder le sens de l’organisation, de la méthode, de la hiérarchisation et de la planification des tâches
  • Savoir dégager des solutions aux dysfonctionnements et problématiques rencontrées
  • Maîtriser les techniques d'expression orale et écrite et posséder des capacités rédactionnelles
  • Savoir organiser, planifier et répartir les activités des agents qui sont sous le plan fonctionnel
  • Travailler en équipe et en transversalité
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Être à l’écoute et se rendre disponible
Oui

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