Assistant administratif (f/h)

Administrative

C-SG-Assemblée

Emploi/Intitulé du poste : Assistant administratif au pôle Assemblée

Au sein du pôle des assistants administratif l’agent est plus particulièrement chargé de la préparation des Commissions Permanentes en lien avec la responsable du pôle.
Il assure une polyvalence sur les autres activités du pôle des assistantes.

Missions

Assurer la préparation des Commissions Permanentes (70%):

  • Elaborer et actualiser l’ordre du jour
  • Editer les rapports et suivre le circuit de signature
  • Préparer l’envoi des rapports aux élus (élaboration des convocations, envoi papier, envoi électronique via le logiciel Kbox)
  • Vérifier les délibérations : mise en page, conformité avec le rapport et impression
  • Légaliser les délibérations via le logiciel Ixbus et élaborer les différents documents relatifs à la publication des actes
  • Elaborer le recueil des actes administratifs (élaboration du sommaire et édition des documents)


Participer aux autres activités du pôle des assistantes (15%):

  • Assurer le secrétariat du service : assistanat de la responsable du pôle, préparation de courriers, commande des fournitures
  • Rédiger et suivre les arrêtés de délégations des élus
  • Mettre à jour les listes de diffusion
  • Renseigner le public extérieur (téléphonique ou par courriel)
  • Autant que de besoin et en lien avec l’assistante chargée des commissions thématiques / représentations participer à la préparation des convocations et dossiers des commissions thématiques
  • Effectuer du classement et de l’archivage


Organiser les Commissions Consultatives des Services Publics locaux (10%):

  • Etablir le calendrier annuel avec les directions
  • Réserver les salles
  • Préparer et envoyer les convocations et documents


Participer à la préparation des Séances Plénières (5%):

  • Participer à la préparation des Séances Plénières : envoi des convocations, des rapports et préparation de la salle
  • Participer en salle le jour de la Séance
Compétences

SAVOIRS

  • Bonne connaissance de l’organisation interne, des instances de décisions et de l’organisation politique et administrative de la Région
  • Connaitre les procédures de la Commission Permanente et de la Séance Plénière et leurs impératifs
  • Maitriser les outils informatiques

SAVOIRS FAIRE

  • Comprendre et mémoriser les informations
  • Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
  • Prendre des responsabilités et des initiatives dans le cadre de son domaine de compétence
  • Travailler en équipe

SAVOIR ETRE

  • Savoir se positionner dans son environnement interne et externe (mesurer sa place)
  • Faire preuve de discernement et de réactivité
  • Faire preuve de discrétion et de neutralité
  • Savoir rendre compte à la hiérarchie
Autres informations
  • Prise de congés compatible avec les calendriers des Commissions Permanentes et des Séances Plénières
  • Organisation obligatoire des congés entre les deux assistantes administratives
Oui

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